Der entscheidende Tipp, mit dem ich meine Mailbox in den Griff bekommen habe

inbox photoIch sollte Ihnen das vielleicht gar nicht erzählen, aber während ich meine Schränke mittlerweile gut im Griff habe, quellen meine digitalen Postfächer ständig über. Na ja, zumindest bis vor ein paar Wochen. Es konnte passieren, dass ich über tausend Mails im Posteingang hatte, mit einer dreistelligen Zahl ungelesener Mails begrüßt wurde und stapelweise Nachrichten als wichtig markiert hatte, um später darauf zugreifen zu können.

Doch damit ist jetzt Schluss. Ich habe nämlich einen entscheidenden Tipp bekommen, wie ich meine Mailbox effektiver nutzen kann. Und es funktioniert wirklich! Natürlich wäre ich nicht ich, wenn ich den Tipp für mich behalten würde. Hier also zum Mitschreiben (es eigentlich ganz einfach): Das Postfach ist kein Archiv!

Gut, etwas ausführlicher muss ich es wohl erläutern. Man muss sich nur merken, dass alle Mails und andere Nachrichten (auch bei Whatsapp und Co.) in eine von vier Kategorien fallen:

  1. Spam und unerwünschte bzw. irrelevante Nachrichten: Sofort löschen. Falls es sich dabei um einen Newsletter oder eine automatische Benachrichtigungsfunktion handelt: Abbestellen!
  2. “Nur zur Info”:  Lesen und Mail löschen, nicht aufheben. In diese Kategorie fallen die meisten Newsletter, aber auch viele Nachrichten von Bekannten mit belanglosen Inhalten wie Status-Updates, Fotos und gut gemeinten (aber meist irrelevanten) Tipps und Hinweisen.
  3. Reaktion erforderlich: Diese Nachricht bleiben im Postfach, aber nur, bis man sie bearbeitet hat. Das sollte möglichst bald geschehen, aber es ist nicht immer sofort möglich oder sinnvoll. Bei Bedarf kann man eine Wiedervorlagefunktion nutzen oder die Nachrichten in Ordner “bis morgen”, “laufende Woche”, “später” verschieben. Die Ordner werden dann regelmäßig abgearbeitet und Nachrichten ggf. umsortiert.
  4. “Könnte nochmal wichtig sein”: Alles, was man später als Referenz vielleicht noch einmal nachlesen will, gehört nicht ins Postfach, sondern in ein Archiv, das gut durchsucht werden kann. Die Nachrichten werden also in dieses Archiv übertragen/weitergeleitet und das Original im Postfach wird gelöscht.

Am Anfang kam ich mit dem Prinzip nicht wirklich zurecht. Das lag aber daran, dass ich kein echtes digitales Archiv hatte. Was ist dieses “digitale Archiv” eigentlich? Im Grunde ist es eine digitale Schuhschachtel für alles, was man aufheben will. Und wichtig ist dabei: eine. Unbedingt vermeiden sollte man, dass man an verschiedenen Stellen digitale Zettelboxen anlegt und dann die Übersicht verliert.

Evernote ist vielleicht der bekannteste Dienst, der sich als digitale Zettelbox anbietet, aber auch Microsoft OneNote, DevonThink und sogar Apples überarbeitetes Notiz-Programm (auf iOS und Mac) lassen sich dafür nutzen – und sicher auch andere Programme und Dienste. Wichtig ist vor allem, dass man eine leistungsfähige Suchfunktion für die digitalen Nachrichten hat und alles dort ablegen kann.

Der Vorteil der ganzen Geschichte liegt darin, dass das Postfach so aufgeräumt bleibt. Das hilft, die Übersicht zu bewahren, und  reduziert den Stress, den eine überfüllte Mailbox verursachen kann. Entscheidend ist dabei zu verstehen, dass die Nachrichten aus Kategorie 3 (“Reaktion erforderlich”) automatisch entweder zu Nachrichten der Kategorie 2 (“Gelesen, kann weg”) oder der Kategorie 4 (“Ab ins Archiv”) werden, nachdem man reagiert hat. So bleibt das Postfach immer überschaubar, weil es nicht gleichzeitig To-Do-Liste und Archiv ist.

Jetzt kann man einwenden, dass man dann einfach das Chaos in dieses Archiv, die digitale Zettelbox, verlagert. Ein wenig stimmt das durchaus. Aber die Aufgabe des Archivs ist es ja gerade, zu archivieren und eine Suche zu ermöglichen.

Ich habe am Anfang nicht geglaubt, dass das einen großen Unterschied macht – tut es aber! Die Anzahl der digitalen Schnipsel im Archiv ist vollkommen egal, die Zahl der Nachrichten in der Mailbox aber nicht. Die kann manchmal sogar ein richtiger Stressfaktor werden – vor allem, wenn man den Überblick verliert. Und es kommt noch etwas anderes hinzu: Die digitalen Zettelboxen können auch Bilder, Lesezeichen, Ausschnitte aus Webseiten und teilweise sogar PDF-Dokumente und andere Dateien aufnehmen und verwalten.

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