Zeitspar-Tipp #4: Planung macht den Meister
Ja, ich weiß: Gar keine Zeit! Denn das muss noch erledigt werden. Und das. Und darum muss sich auch noch irgendwer kümmern. Da hat man schnell das Gefühl, die Zeit für eine ordentliche Planung der einzelnen Aktivitäten und des Tages nicht zu haben. Kostet nur Zeit!
Früher habe ich das auch so gehandhabt … und dann viel Zeit verloren, weil ich eben vorher nicht richtig geplant und nichts vorbereitet hatte. Das kennt jeder aus der Küche: Wenn Jamie Oliver ein 15-Minuten-Menü zaubert, dauert das Nachmachen plötzlich eine Stunde. Warum? Weil bei Jamie Oliver alles griffbereit und jeder Handgriff geplant ist, auch wenn alles dann im Fernsehen ganz spontan aussieht. (Außerdem sieht man den nie die Küche aufräumen und putzen … das machen irgendwelche Heinzelmännchen im Hintergrund … dafür beneide ich ihn.)
Jeder kann es ausprobieren: Wenn man sich 5 Minuten Zeit nimmt, erst alles bereitzustellen und die einzelnen Schritte zu planen, dann geht das Kochen viel schneller von der Hand. Und das gilt nicht nur fürs Kochen, sondern für sehr, sehr viele Tätigkeiten.
Aber diese Planungsphase hat noch einen anderen Effekt: Man legt dabei nämlich die eigene Erwartungshaltung fest – sozusagen die Messlatte, wie hoch man springen will. Oft ist nämlich das Problem, dass man ohne vorherige Planung gar nicht so genau weiß, wann mit einer Aufgabe abschließen kann und will. Mehr (und auch zu viel) machen geht nämlich immer. Auch das kenne ich aus eigener leidvoller Erfahrung (und du wahrscheinlich auch): Ich hatte irgendwas für den Chef besonders gut gemacht, mich so richtig ins Zeug gelegt, denn es ging um einen guten Kunden. Wird er merken, vielleicht lobt er mich sogar. Und dann: “Ach ja, legen Sie’s da hin, schaue ich mir dann später an. Sie haben ja eine Menge Zeit gebraucht, sooo wichtig war das gar nicht, brauchen wir ja eh nur als Beleg für den Kunden.” Arrrrghhhhh! Aber ich war selbst schuld. Hätte ich vorher nachgefragt und entsprechend geplant!
Die Planung sollte immer umfassen:
- das Ziel festzulegen (bis dahin und nicht weiter)
- die Strategie samt Unteraufgaben und deren Reihenfolge zu bestimmen (die Schritte bis zum Ziel)
- die benötigten Hilfsmittel zu bestimmen und bereitzulegen (das “Werkzeug”)
- die zur Verfügung stehende bzw. voraussichtlich benötigte Zeit abzuschätzen (Deadline)
Egal ob Küche, Einkauf, Haushalt, Arbeit, Steuer, Fahrten, Terminkoordination und vieles mehr: Mit der richtigen Planung und Vorbereitung, die oft nur fünf Minuten in Anspruch nimmt, geht alles wesentlich effizienter und man erspart sich unnötige Arbeit.
Daher mein Tipp: Nie mehr ohne vorherige Planung mit einer Aufgabe starten!
Okay, eine Einschränkung gibt es – und die habe ich schon im Titel versteckt: Wenn man eine Aufgabe immer wieder erledigen muss, dann bekommt man Routine. Man wird zum Meister in diesem Bereich. Bei solchen Aufgaben, die man aus dem Eff-Eff beherrscht, erfolgt die Planung intuitiv und beruht auf der gesammelten Erfahrung. Da muss man sich dann nicht erst separat hinsetzen und den Ablauf durchplanen.
Hier gibt es die früheren Zeitspar-Tipps zum nachlesen: Zeitspar-Tipp #1,Zeitspar-Tipp #2,Zeitspar-Tipp #3